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Organiser un voyage d’affaires aux USA : les actions indispensables à mener !

Apprêter son passeport, l’ESTA et son visa, acheter son billet d’avion ou de croisière aller-retour et détenir la preuve de solvabilité sont des précautions administratives pour un voyage d’affaires aux USA. Il existe également des précautions sanitaires et diverses.

La première puissance économique du monde, que représentent les USA, constitue un point d’intérêt pour les hommes d’affaires qui viennent de partout pour la visiter. Êtes-vous intéressé par les opportunités d’affaires qu’offre le pays ? Si oui, il faudrait savoir les actions indispensables à mener lorsqu’on compte se rendre aux USA pour business.

Les documents nécessaires pour  un voyage d’affaires aux USA

Pour effectuer un voyage, il est impératif de mener des démarches pour l’obtention des papiers obligatoires. Un voyage d’affaires pour les États-Unis ne déroge pas à cette règle. Ainsi, pour aller sur le territoire américain, il est important de posséder les documents ci-dessous.

Le passeport

Le passeport constitue l’un des documents les plus utilisés pour voyager à l’étranger. Il contient les informations nécessaires à l’identification d’une personne. C’est la pièce d’identité qui permet à son détenteur de voyager.

Le passeport est un document important, quand il s’agit d’un voyage pour les USA. La possession d’un passeport biométrique valide ou d’une DELPHINE (passeport individuel à lecture optique), valide et réalisée avant le 26 octobre 2005, ne rend plus obligatoire le visa pour les ressortissants de certains pays comme la France. Cela est rendu possible grâce à la mise en application du programme d’ « exemption de visa » signé par 37 pays, dont la France. Toutefois, le passeport devra être valide durant le séjour sur le territoire américain.

L’ESTA (Electronic System for Travel Authorization).

La procédure ESTA est l’ensemble des démarches à suivre pour avoir l’autorisation de voyager sur le sol américain. ESTA est un sigle anglais qui signifie en français : système électronique d’autorisation de voyage. C’est une procédure à effectuer au moins 72 heures avant le jour de départ.

Ce système de renseignement qui sert de base pour les services de Sécurité intérieure des États-Unis. L’ESTA est fait pour les ressortissants des états qui n’ont pas besoin de visa pour entrer sur le territoire américain. Il s’agit des ressortissants des pays impliqués dans le programme d’exemption de visa. Cependant, ces ressortissants devront disposer obligatoirement d’un passeport biométrique ou à lecture optique valide. Ils doivent également opter pour une compagnie maritime ou aérienne acceptée par les USA.

L’ESTA permet aux voyageurs d’entrer aux USA sans visa. Mais elle ne remplace en aucun cas le visa. Elle est une alternative pour pouvoir voyager aux États-Unis sans visa. La procédure ESTA a été mise en place depuis 2009 dans le but de simplifier les demandes d’autorisation de voyage aux USA.

La demande d’ESTA pour les USA se fait simplement en remplissant un formulaire en ligne sur un site spécialisé. Ce qui permet de gagner un temps précieux.

De même, la procédure ESTA permet aux autorités américaines de garder une trace numérique de la  demande de tout voyageur.

Le formulaire de l’ESTA est mis en place également pour filtrer le flux de voyageurs et pour faire une sélection basée sur les informations recueillies sur chaque voyageur. Cela a pour but de limiter les risques et de faciliter le travail des officiers d’immigration.

Généralement, il est demandé au voyageur, les raisons pour lesquelles il effectue son voyage pour les USA et s’il a déjà été condamné pour un crime ou un délit majeur. Et bien entendu, il sera demandé d’autres informations sur son identité.

L’autorisation ESTA, une fois obtenue, est valable pour 2 années. Mais, s’il faut renouveler son passeport, il sera aussi nécessaire de renouveler sa demande d’ESTA.

Les détenteurs de visa en cours de validité n’ont pas besoin de faire une demande d’exemption de visa. Car une autorisation ESTA dans ce cas, n’est pas utile.

Il est recommandé d’effectuer la demande d’ESTA, 2 mois avant le départ, afin de ne pas avoir une mauvaise surprise.

Le visa

Il s’agit d’un impératif, surtout pour les ressortissants des pays qui ne font pas partie du programme d’exemption de visa. Mais, pour un séjour de plus de 90 jours, cela devient une obligation.

Il existe plusieurs types de visas. Les différentes procédures pour obtenir un visa sont fonction de l’activité menée ou de la position occupée. Le visa B-1 est la bonne option pour un voyage d’affaires aux USA. Pour obtenir tout type de visa, il est obligatoire de :

  • Remplir un formulaire D-160, qui est un formulaire électronique donnant accès temporairement au territoire américain. Le remplissage de ce formulaire nécessite beaucoup de soin et doit être rempli en anglais.
  • Prendre un rendez-vous avec l’un des officiers américains au consulat des USA.
  • Procéder au paiement de tous les frais afférents.

La durée de validité d’un visa est de 10 ans, donnant droit à un séjour de 6 mois par an aux bénéficiaires.

Autres documents complémentaires.

En dehors des documents précédents, il faudra aussi compléter son dossier avec un billet d’avion ou billet de croisière aller-retour. Ce qui prouvera aux autorités américaines, votre intention de sortir du territoire américain à la fin de votre séjour de 90 jours maximum. Un prolongement de séjour n’est pas possible, une fois sur place. Il n’est pas non plus possible de décider d’étudier ou de procéder à un changement de statut.

En plus de ces documents, les autorités américaines exigent aux voyageurs, une « preuve de solvabilité ». Cette preuve peut bien être une carte de crédit, un chèque de voyage ou encore divers autres justificatifs similaires.

Dans le cas où le séjour couvre une longue période, il est recommandé de disposer de la sécurité sociale américaine. Cela permet de bénéficier de certaines facilités durant la réalisation de diverses démarches.

Contrairement au système français, un numéro de sécurité sociale aux USA ne permet pas de bénéficier d’une prise en charge ou d’un remboursement des frais de santé. La possession d’un numéro de sécurité sociale aux USA permet par exemple de louer un appartement, d’ouvrir un compte bancaire ou d’obtenir un permis de conduire américain. Mais il faut noter que seules les personnes qui disposent d’un visa de travailleur aux USA peuvent effectuer la demande d’obtention du numéro de sécurité sociale.

Les précautions sanitaires à prendre pour sécuriser son voyage aux USA

Les médicaments ainsi que les consultations médicales aux États-Unis coûtent très cher. C’est l’une des raisons pour lesquelles il est impératif de souscrire à une assurance voyage intégrale avant le départ aux USA.

Il est également important d’apporter une petite trousse à pharmacie contenant les médicaments pour traiter les petits bobos courants.

Dans le cadre d’un voyage d’affaires aux USA, il n’y a pas de vaccination obligatoire à faire. Toutefois, il est recommandé de faire les vaccins universels : polio, coqueluche, tétanos, diphtérie, hépatites a et B.

S’occuper des réservations à l’avance, pour mieux organiser son séjour d’affaires aux USA

Si votre voyage d’affaires se déroule dans plusieurs villes ou pays, il serait préférable de réserver un billet d’avion multidestinations. Il faudrait se renseigner à l’avance sur les différents moyens de transport disponibles sur place.

De même, pour réussir son voyage d’affaires aux États-Unis, il est recommandé de réserver son séjour. Opter pour un hôtel situé à proximité de la gare ou de l’aéroport est l’option appropriée si vous comptez parcourir plusieurs pays ou villes.

Il est aussi important d’imprimer toutes les réservations effectuées, afin de les avoir sous la main durant tout son séjour. De même, pour parer à toute éventualité, il faudrait enregistrer ses documents professionnels sur différents supports de mémoire (ordinateur, disque dur externe, clés USB…).

Bien préparer sa valise pour assurer un voyage dans les meilleures conditions

La préparation de la valise pour effectuer un voyage nécessite le respect d’un certain nombre de critères.

Les bagages en soute. 

La taille maximale autorisée pour les valises à mettre en soute est de 157 cm ou 158 cm. Le poids maximal étant de 23 kg. Une valise ne respectant pas ces indications sera sujette à des frais supplémentaires ou sera rejetée. Il est indispensable que les informations telles que le nom, l’adresse permanente, la destination, l’adresse e-mail et les coordonnées téléphoniques figurent sur chaque bagage.

Pour assurer la sécurité de ses effets personnels, les cadenas certifiés TSA sont de bonnes options. En effet, ils peuvent être facilement ouverts ou fermés par les agents des douanes en cas de besoin. Il est déconseillé d’utiliser tout autre type de verrouillage.

Les objets tels que les bouteilles de gaz ou encore les briquets sont interdits. Il est préférable de mieux se renseigner sur les interdits, auprès de votre compagnie aérienne. Cela évitera grandement les mauvaises surprises et les pertes de temps.

De même, certains produits alimentaires ne sont pas autorisés à entrer aux USA. C’est le cas des fromages au lait cru, des légumes ainsi que des fruits. Le voyageur âgé d’au moins 21 ans est autorisé à garder un maximum de1 litre d’alcool ou de vin, de 200 cigarettes ou de 50 cigares.

Les bagages à main.

Le contenant doit respecter une longueur maximale de 56 cm, une largeur maximale de 45 cm et une hauteur maximale de 25 cm.

On y transporte généralement les produits liquides, les aérosols, les crèmes ou encore les gels. Il suffit que leur volume ne dépasse pas 100 ml par article. Ces derniers devront être rangés dans un sac plastique carré et transparent d’une dimension de 20 cm * 20 cm.

Il est aussi permis de garder à main les médicaments sous forme liquide à condition de détenir sur soi la prescription médicale.

L’ordinateur portable et un sac à main utile pour appareil photo sont également autorisés comme bagages à main.

Les objets pouvant être dangereux ou servir d’arme sont strictement à placer dans les bagages en soute.

Sylvia

Je suis une touche à tout. Je bricole, cuisine, jardine, mais j'aime par-dessus tout voyager !

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